Obowiązek prowadzenia książki kontroli
Książka kontroli w rozumieniu art. 57 ustawy Prawo przedsiębiorców zawiera szczegółowe informacje dotyczące wszystkich przeprowadzonych kontroli w firmie.
Prowadzenie książki kontroli ma na celu zapewnienie, że przedsiębiorca posiada pełną dokumentację dotyczącą wszystkich przeprowadzonych kontroli. Dokument stanowi informację dla organów w zakresie przedmiotu, zakresu i wyników odbytych kontroli. Pozwala to organowi na rezygnację z przeprowadzania kontroli, jeśli inny organ już ją prowadził, lub na dostosowanie zakresu kontroli do aktualnych potrzeb.
Z uwagi na okres przedawnienia zobowiązań podatkowych książkę kontroli należy przechowywać także przez 5 lat po likwidacji działalności gospodarczej.
Co powinna zawierać książka kontroli?
Stosownie do przepisów ustawy Prawo przedsiębiorców książka kontroli przedsiębiorcy zawiera wpisy obejmujące:
- oznaczenie organu kontroli;
- oznaczenie upoważnienia do kontroli;
- zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli;
- daty podjęcia i zakończenia kontroli.
Nie jest jednak wykluczone rozszerzenie powyższej listy o elementy niewynikające wprost z ustawy. Przedsiębiorca ma możliwość dodania do książki innych oznaczeń według własnego uznania. Dane zawarte w książce kontroli powinny mieć potwierdzenie w dokumentach przechowywanych przez przedsiębiorcę.
Forma prowadzenia książki kontroli
Przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia książki w wersji papierowej lub elektronicznej. W przypadku wersji papierowej wpisów dokonuje kontrolujący a w postaci elektronicznej – przedsiębiorca.
W przypadku wszczęcia kontroli przedsiębiorca ma obowiązek niezwłocznie okazać kontrolującemu dokument. W przypadku książki w postaci elektronicznej przedsiębiorca ma obowiązek umożliwić organu kontrolującemu zapoznanie się z jej treścią albo wykonanie wydruków z systemu informatycznego, w którym prowadzona jest książka kontroli.
Konsekwencje braku prowadzenia książki kontroli
Nieprowadzenie książki kontroli na gruncie Kodeksu karnego skarbowego jest zagrożone karzą grzywny do 720 stawek dziennych. Z uwagi na powyższe już teraz warto skorzystać z usług specjalistów KR Group, którzy pomogą w przygotowaniu oraz w dokonywaniu wpisów do książki kontroli przedsiębiorców.
Oprócz kija – marchewka; prawo do ograniczenia kontroli
Prowadzenie książki kontroli to nie tylko obowiązek obwarowany sankcjami, ale również szansa na realne skorzystanie z przywilejów, jakie przewiduje ustawa – Prawo przedsiębiorców. Jednym z nich jest ograniczenie łącznego czasu trwania kontroli organów w ciągu roku kalendarzowego, o którym mowa w art. 55 tej ustawy.
Zgodnie z nim czas trwania wszystkich kontroli nie może przekraczać w stosunku do:
- mikroprzedsiębiorców 12 dni roboczych;
- małych przedsiębiorców – 18 dni;
- średnich – 24 dni;
- wobec pozostałych przedsiębiorców („dużych”) – 48 dni roboczych.
Książka kontroli pełni w tym zakresie kluczową funkcję – to właśnie ona stanowi podstawowy dowód dla przedsiębiorcy, że limit ten został przekroczony.
Warto przy tym zaznaczyć, że ograniczenia czasu kontroli nie mają zastosowania do niektórych kontroli prowadzonych przez organy Krajowej Administracji Skarbowej. Przedsiębiorcy nie mogą zatem oczekiwać ochrony wynikającej z limitów rocznych przy wszystkich kontrolach podatkowych, choć w przypadku wielu z nich przepisy Prawa przedsiębiorców wciąż mogą znaleźć częściowe zastosowanie – zwłaszcza jeżeli kontrole nie wykazały znacznych nieprawidłowości.
Łukasz Kempa, Head of Tax Advisory, Tax Advisor
Właściwe prowadzenie książki kontroli pozwala więc nie tylko uporządkować dokumentację, ale staje się również narzędziem ochrony interesów przedsiębiorcy. W praktyce może stanowić „marchewkę” równoważącą „kij” ewentualnych sankcji – pod warunkiem, że przedsiębiorca potrafi z niej skorzystać.
