Wielkimi krokami zbliża się wejście w życie zmian w regulacjach dotyczących podatku u źródła (WHT) w Polsce (więcej o WHT można przeczytać tutaj). Bez względu jednak na wspomnianą dużą zmianę legislacyjną pragniemy zwrócić Państwa uwagę na wprowadzony do ustaw o podatkach dochodowych obowiązek zachowania należytej staranności. Zgodnie z art. 26 ust. 1 zdanie drugie ustawy o CIT (podobnie art. 41 ust. 4aa ustawy o PIT):
„Przy weryfikacji warunków zastosowania stawki innej niż określona w art. 21 ust. 1 lub art. 22 ust. 1, zwolnienia lub warunków niepobrania podatku (…) płatnik jest obowiązany do dochowania należytej staranności. Przy ocenie dochowania należytej staranności uwzględnia się charakter oraz skalę działalności prowadzonej przez płatnika.”
Obowiązek spoczywa na płatniku i zawsze dotyczy płatnika
Co ważne istotnym jest, że obowiązek dochowania należytej staranności spoczywa na płatniku, który dokonując wypłaty nie pobiera podatku u źródła na podstawie UPO, stosuje zwolnienie lub obniżoną stawkę. Dalej obowiązek zachowania należytej staranności dotyczy płatnika zawsze tzn. bez względu na wielkość wypłat na rzecz jednego podatnika w roku podatkowym.
Pojęcie "należytej staranności"
Mając tą wiedzę należy sobie odpowiedzieć na pytanie co kryje się pod pojęciem należytej staranności? Zgodnie z opublikowanym projektem objaśnień podatkowych z dnia 19 czerwca 2019 r. (do dziś jest tylko projekt) dochowując należytej staranności należy podejmować w szczególności takie działania jak:
- Weryfikacja otrzymanych dokumentów pod kątem ich zgodności ze stanem faktycznym;
- Weryfikacja rezydencji podatkowej odbiorcy należności;
- Weryfikacja statusu kontrahenta jako podatnika, który uzyskuje przychód z tytułu otrzymanej należności oraz jej rzeczywistego właściciela, w tym poprzez pryzmat prowadzenia rzeczywistej działalności gospodarczej przez ten podmiot.
Na szczęście Ministerstwo Finansów wskazuje nam bardziej szczegółowo na czym dokładnie ta weryfikacja celem dochowania należytej staranności ma polegać.
Płatnik powinien:
- uwzględniać powszechnie dostępne informacje na temat odbiorców należności (prasa branżowa, doniesienia medialne, publiczne czy prywatne rejestr/bazy danych podmiotów, informacje uzyskane w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu).
- zbadać u odbiorcy należności jaki personel oraz zaplecze lokalowe posiada, kto jest członkiem zarządu, gdzie są podpisywane dokumenty dotyczące spraw odbiorcy należności czy w państwie rezydencji odbiorcy należności mogą odbywać się posiedzenia zarządu, czy adres siedziby jest wykorzystywany równolegle przez wiele podmiotów a nawet to czy członkowie zarządu posiadają lokalne adresy e-mail czy telefony.
Dodatkowo w przypadku dochowania należytej staranności pomiędzy podmiotami powiązanymi Płatnik powinien:
- przeanalizować statut odbiorcy należności, sprawozdanie finansowe, strukturę organizacyjną czy zarządczą , opis stanowisk zatrudnianych osób, dokumenty dotyczące przepływów finansowych a nawet lokalną dokumentację cen transferowych.
W przypadku dochowania należytej staranności pomiędzy podmiotami niepowiązanymi uwzględnia się oczywistą trudność uzyskania kompleksowej dokumentacji, ale i tak wskazuje się na obowiązek pogłębionej weryfikacji danych o odbiorcy należności (porównanie certyfikatu rezydencji z posiadanymi dokumentami i danymi powszechnie dostępnymi), wykonanie telefonów do kontrahenta, weryfikację charakteru adresu kontrahenta czy nawet korzystanie z dedykowanych narzędzi eksperckich i opinii (raportu) niezależnego audytora lub doradcy podatkowego.
O czym warto pamiętać?
Warto przeanalizować dokonywane płatności na rzecz zagranicznych odbiorców, do których mają zastosowanie przepisy dot. WHT, pod kątem dochowania należytej staranności. Organy podatkowe na pewno będą badać czy płatnik dochował należytej staranności przy weryfikacji warunków zastosowania obniżonej stawki WHT, zwolnienia czy warunków niepobrania tego podatku. Jeśli mają Państwo wątpliwości związane z podatkiem u źródła – zapraszamy do kontaktu.
