Krajowy System e-Faktur ma być platformą elektroniczną za pomocą której podatnicy będą mogli wystawiać i otrzymywać faktury elektroniczne. Każdy użytkownik systemu będzie posiadał indywidualne konto, a faktury będą wystawiane i otrzymywane za pomocą oprogramowania interfejsowego w jednolitej ustrukturyzowanej formie, która stanie się kolejną dopuszczalna formą dokumentowania transakcji. Operatorem platformy będzie Szef Krajowej Administracji Skarbowej, a oprogramowanie interfejsowe udostępniane zostanie przez Ministerstwo Finansów wraz z wzorem faktury ustrukturyzowanej.
Utworzenie konta w systemie
Do założenia konta w systemie konieczne będzie uwierzytelnienie podatnika za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego, a także najprawdopodobniej pieczęci elektronicznej w przypadku osoby prawnej. Podatnik może udzielać upoważnień do dostępu do swojego konta w systemie, co oznacza, że do wystawiania i otrzymywania faktur za pomocą systemu będą mogły być upoważnione biura rachunkowe.
Wystawianie i otrzymywanie faktur w systemie
Po weryfikacji zgodności dokumentu ze strukturą logiczną system nadawał będzie każdej fakturze unikalny numer identyfikujący i przechowywał faktury przez okres 10 lat, licząc od końca roku w którym zostały wystawione. Po upływie okresu przechowywania faktur w systemie podatnicy będą zobowiązani do przechowywania faktury poza systemem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
W przypadku sprzedawcy fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Natomiast w przypadku nabywcy faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Korzystanie z systemu spowoduje również ten skutek, że nie będzie konieczne wystawianie duplikatów faktur.
Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wymaga akceptacji odbiorcy faktury, jednak przepisy nie przewidują szczególnej formy wyrażenia takiej zgody. Przyjąć należy, że zgoda taka powinna zostać wyrażona na takich samych zasadach jak zgoda na otrzymywanie faktur elektronicznych, czyli w dowolny sposób, przykładowo w formie wiadomości e-mail.
Korzyści z używania systemu
- Szybszy zwrot VAT (w terminie 40 zamiast 60 dni) dla podatników, którzy:
- zdecydują się skorzystać z nowego rozwiązania i będą wystawiać faktury tylko przy jego użyciu,
- są zarejestrowani jako czynni płatnicy VAT od ponad 12 miesięcy,
- składali deklaracje podatkowe w okresie 12 miesięcy,
- posiadali rachunek bankowy lub rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-rozliczeniowej zawarty w białej liście w okresie 12 miesięcy,
- u których kwota podatku naliczonego lub różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji do zwrotu nie przekraczała 3 tys. zł - Dodatkowym udogodnieniem dla podatników wystawiających faktury w systemie e-faktur będzie możliwość pomniejszania podstawy opodatkowania oraz kwotę należnego VAT już w okresie rozliczeniowym, w którym wystawią fakturę korygującą in minus w postaci ustrukturyzowanej. Natomiast w przypadku nabywców, jeśli wyrażą oni zgodę na otrzymanie faktur w systemie e-faktur, nastąpi lustrzany sposób ujęcia otrzymanych korekt in minus z chwilą otrzymania faktury za pośrednictwem systemu. W przypadku braku akceptacji nabywcy na otrzymywanie faktur w systemie e-faktur moment korekty podatku należnego u wystawcy faktury korygującej nie zmieni się, natomiast nabywca będzie musiał w tej sytuacji stosować warunki rozliczenia korekty zgodnie z zasadami przewidzianymi w art. 86 ust. 19a ustawy o VAT, dotyczącymi uzgodnienia między sprzedawcą i nabywcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania i ich spełnienia.
- Podatnicy wystawiający faktury za pośrednictwem systemu e-faktur będą również zwolnieni z obowiązku przesyłania na żądanie organów podatkowych struktury jednolitego pliku kontrolnego dla faktur (JPK_FA).
Wejście w życie
Ustawa obecnie znajduje się w Senacie, następnie trafi do podpisu Prezydenta. Planowane wejście w życie nowych regulacji to 1 stycznia 2022 r.
W początkowym okresie, którego koniec planuje się obecnie na 31 grudnia 2022 r., korzystanie z systemu będzie dobrowolne.
Program pilotażowy
Już dnia 7 października 2021 r. na stronie internetowej Ministerstwa Finansów pojawiło się zaproszenie do udziały w testach Krajowego Systemu e-Faktur. Zaproszenie skierowane jest oprzede wszystkim do podmiotów oferujących oprogramowanie do fakturowania. Udział w pilotażu nie wymaga zgłoszeniaa, w ramach testów zaleca się jednak używanie zanonimizowanych danych. Dołączenie do programu pilotażowego możliwe jest poprzez stronę https://www.podatki.gov.pl/ksef/strefa-testowa-ksef/ natomiast dostęp do wersji testowej oprogramowania jest możliwy pod adresem https://ksef-test.mf.gov.pl/
Faktury wystawione podczas testów nie będą wywierać żadnych skutków prawnych, a po określonym czasie zostaną usunięte z systemu.
