Pomimo wielu wątpliwości związanych z obligatoryjnym stosowaniem faktur ustrukturyzowanych w ramach KSeF, w Polsce stanie się to faktem 1 lipca 2024 roku.
Część 1
Podatnicy od początku pojawienia się KSeF (dobrowolne stosowanie jest możliwe od 1 stycznia 2022 roku) mierzą się z wieloma wyzwaniami. Na pierwszy rzut oka wydaje się, że temat dotyczy tylko formatu faktur elektronicznych, jednak szybko okazuje się, że przygotowanie i wprowadzenie KSeF oznacza pogłębioną analizę procesów wewnętrznych w organizacji podatnika w zakresie wystawiania i odbierania faktur, komunikacji z kontrahentami, gromadzenia danych, ponadto zaangażowanie działu IT w zakresie rozwiązań informatycznych oraz przeszkolenie pracowników.
Oprócz powyższego, w odniesieniu do naszych klientów – zarówno podmiotów z siedzibą w Polsce jak i podmiotów zagranicznych zarejestrowanych w Polsce tylko dla celów VAT, pojawia się kilka kwestii merytorycznych, które również wymagają przeanalizowania i przygotowania.
Stałe miejsce prowadzenia działalności
Obligatoryjne stosowanie KSeF będzie dotyczyło podatników zagranicznych, nieposiadających siedziby w Polsce, ale posiadających FE w Polsce, które uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług. Biorąc pod uwagę jak wciąż kontrowersyjnym tematem jest kwestia posiadania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, wątpliwości w tym zakresie obejmą także obligatoryjne stosowanie KSeF.
Zapoznanie się z kryteriami, które jednak na przestrzeni lat podlegają zmianie w toku praktyki organów podatkowych oraz sądów administracyjnych, pozwoli określić ryzyko posiadania FE w Polsce i podjęcie decyzji o stosowaniu KSeF (nawet w formie fakultatywnej) lub nie.
Transakcje poza KSeF
Z punktu widzenia podmiotów zagranicznych zarejestrowanych w Polsce tylko dla celów VAT, korzystających z KSeF (obligatoryjnie lub fakultatywnie), należy wziąć pod uwagę to, że nie wszystkie transakcje będą dokumentowane w systemie KSeF. Dotyczy to chociażby transakcji WNT i importowych.
Ponadto, aby prawidłowo wypełnić deklarację JPK-VAT podatnicy muszą uwzględnić także dane z innych źródeł – jak na przykład kasy fiskalne, sprzedaż fakturowana na rzecz osób fizycznych (konsumentów) czy faktury otrzymane od podmiotów nie stosujących KSeF.
Oznacza to konieczność ewidencjonowania danych z różnych źródeł i agregowania ich do deklaracji JPK-VAT.
Data faktury KSeF
Fakturowanie w systemie KSeF oznacza pojawienie się dodatkowych dat, które należy prawidłowo rozróżnić, żeby rozliczenie VAT było poprawne.
Kluczowa, z punktu widzenia VAT, jest data zidentyfikowana w momencie wysyłki pliku xml z fakturą do KSeF. Jeśli system nie odrzuci faktury, zostanie jej nadany numer KSeF i to jest moment, kiedy faktura wchodzi do obiegu prawnego. Ta data jest widoczna na dokumencie UPO.
Niemniej jednak, w przypadku awarii systemu KSeF bądź przy przeliczaniu kwot wyrażonych w walucie obcej, znaczenie dla VAT będzie miała data wystawienia faktury wypełniona przez podatnika w procesie przygotowywania danych do faktury ustrukturyzowanej.
Część 2
Jednolita struktura faktury i platforma zaproponowane przez Ministerstwo Finansów dają kilka znaczących korzyści (natychmiastowych i długoterminowych) dla podmiotów zobowiązanych do ich stosowania.
Efektywność i oszczędność czasu
Zintegrowanie systemu księgowego z systemem KSeF pozwala na łatwe i szybkie wystawianie faktur według jednego formatu z jednoczesnym wyeliminowaniem błędów oraz ryzykiem „zagubienia” faktury. Zwiększa bezpieczeństwo przesyłania danych, ponadto ułatwia archiwizację i przechowywanie przez okres wymagany przez przepisy podatkowe.
Ważnym aspektem jest także zwiększenie efektywności w procesie wystawiania i otrzymywania faktur oraz brak dodatkowych kosztów związanych z drukowaniem, wysyłaniem i przechowywaniem papierowych faktur.
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych oznacza także zwolnienie z obowiązku przekazywania plików JPK_FA na żądanie urzędu.
Usprawnienie procesów księgowych
W ramach przygotowania do stosowania KSeF podatnik powinien dokonać przeglądu obecnie stosowanych procesów wystawiania i otrzymywania faktur w swojej organizacji. Najważniejsze wydaje się zapewnienie dostępu do wszystkich danych wymaganych w schemacie faktury ustrukturyzowanej. Wszelkie braki w zakresie tych danych mogą prowadzić do aktualizacji procesów zakupu i sprzedaży. Oczywiście będzie to wymagało wprowadzenia rozwiązań informatycznych lub rozszerzenia funkcjonalności narzędzi już istniejących.
Skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT
Podstawowym terminem zwrotu VAT jest 60 dni liczone od dnia złożenia deklaracji JPK_VAT. Skrócenie tego terminu do 40 dni będzie miało pozytywy wpływ na płynności finansową podatnika. Będzie to możliwe jednak po spełnieniu warunków wymienionych w art. 87 ust. 5b ustawy o VAT, czyli:
- wszystkie faktury sprzedaży wystawiane są poprzez KSeF czyli są to faktury ustrukturyzowane;
- faktury sprzedaży dokumentują transakcje takie jak:
- krajową i zagraniczną sprzedaż towarów i usług;
- otrzymanie całości lub części zapłaty czyli udokumentowane fakturą zaliczkową;
- nadwyżka podatku naliczonego nad należnym do zwrotu w 40 dni wynikająca z JPK_V7 za okres, w którym podatnik wnioskuje o szybszy zwrot VAT nie przekracza kwoty 3.000 zł;
- nadwyżka podatku naliczonego nad należnym wynikająca z JPK_V7 za poprzedni okres, która została przeniesiona do bieżącego JPK_V7 nie przekracza kwoty 3.000 zł;
- przez co najmniej 12 kolejnych miesięcy poprzedzających okres, za który składa JPK_V7 w którym ubiega się o szybszy zwrot VAT przedsiębiorca:
- jest czynnym podatnikiem VAT;
- składał za każdy okres plik JPK_V7;
- posiada rachunek bankowy lub numer SKOK który widnieje na białej liście podatników VAT.
