Podatnicy mierzą się z wyzwaniem, jakim jest wdrożenie KSeF, a przede wszystkim z wyborem narzędzi informatycznych pozwalających na efektywne wystawianie e-faktur oraz integrację z systemem udostępnionym przez Ministerstwo Finansów.
Wprowadzenie obligatoryjnego KSeF może przynieść szanse i korzyści w dłuższej i krótszej perspektywie (np.: usprawnienie procesu archiwizacji faktur). Niewątpliwie, wdrożenie KSeF może oznaczać jednak zagrożenie dla podatników, w szczególności dla firm, które stosują uproszczenia w rozliczeniach VAT. W związku z tym, na Krajowy System e-Faktur warto spojrzeć z perspektywy prawidłowości obiegu faktur w firmie oraz rozliczania VAT, a także potencjalnych zmian, które należy wprowadzić w organizacji, żeby uniknąć potencjalnych sporów z administracją skarbową.
Cele wprowadzenia KSeF
Nadrzędnym celem wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur jest stworzenie swoistej „bazy faktur”, do której dostęp będą miały organy podatkowe.
Jak wynika z uzasadnienia do nowelizacji ustawy VAT i decyzji derogacyjnej Rady UE jest „lepsze zwalczania oszustw związanych z podatkiem od wartości dodanej (VAT) i uchylania się od VAT” oraz zwiększenie automatyzacji działań administracji skarbowej poprzez umożliwienie automatycznej weryfikacji spójności między zadeklarowanym, a zapłaconym VAT.
System ten nie będzie jedynym narzędziem kontroli podatników do dyspozycji organów podatkowych, dysponują już bowiem JPK, Białą Listą podatników, VIES i STIR. Należy jednak zauważyć, że wprowadzenie KSeF pozwoli organom podatkowych na dostęp do faktur (a tym samym ich kontroli) w czasie rzeczywistym. Organy podatkowe będą miały możliwość automatycznej kontroli danych zawartych w JPK, bez konieczności kontaktu z podatnikiem.
Jakie możliwości daje KSeF organom podatkowym?
Wprowadzenie obligatoryjnego KSeF pozwoli organom podatkowym na łatwiejsze zidentyfikowanie podejrzanych transakcji (np.: karuzeli VAT).
Ważne: Wbrew zapowiedziom Ministerstwa Finansów, wpłynie również na sytuację uczciwych podatników.
Dostęp do e-faktur da organom podatkowym możliwość prowadzenia czynności sprawdzających i kontrolnych bez powiadomienia podatnika o wszczęciu czynności sprawdzających albo kontroli podatkowej. W dodatku, organy podatkowe będą miały dostęp do e-faktur w toku kontroli celno-skarbowej albo kontroli podatkowej. A to już poważnie ogranicza możliwość wpływania przez podatnika na prowadzone postępowanie (oraz szanse na samokontrolę poprzez złożenie korekty niepoprawnego JPK).
Jednocześnie, organy podatkowe będą miały możliwość bardziej precyzyjnego określenia celów potencjalnych kontroli podatkowej oraz celno-skarbowej (jak można się obawiać, nie tylko w zakresie VAT, ale również CIT i TP).
Można założyć, że wprowadzenie obligatoryjnego KSeF zmieni znacząco częstotliwość i charakter prowadzonych przez organy podatkowe czynności sprawdzających i kontroli podatkowych (podobnie jak to miało miejsce w przypadku wprowadzenia JPK). Niemniej, jak będą wyglądały takie czynności sprawdzające w nowej „rzeczywistości post-KseF” będziemy dopiero mieli okazję (wprowadzenie JPK bardzo mocno wpłynęło na ilość i jakość czynności sprawdzających w VAT).
Jak podatnicy powinni się przygotować do wdrożenia KSeF?
W związku z nowym narzędziem w rękach organów podatkowych, wdrożenie KSeF w organizacji powinno być poprzedzone szczegółową analizą potencjalnych obszarów ryzyka podatkowego oraz stosowanych uproszczeń w rozliczaniu VAT (np.: zasad weryfikacji kontrahentów, stosowanych zasad przeliczania kursów, wystawiania faktur korygujących, rozliczeń z podatnikami zagranicznymi m.in. ujmowania dla celów VAT transakcji WDT).
Po przeprowadzeniu szczegółowej weryfikacji należy wprowadzić zmiany oraz dostosować przyjęte zasady do obowiązujących przepisów oraz linii interpretacyjnej organów podatkowych.
Jakie zmiany powinni wprowadzić podatnicy?
W świetle powyższych zmian podatnicy powinni wprowadzić zmiany w zakresie procedury wystawiania i akceptowania e-faktur oraz się na wdrożeniu procedur umożliwiających efektywne wystawianie faktur i rozliczanie VAT.
Kwestie, które należy zaadresować:
- Wprowadzenie procedur wystawiania e-faktur oraz ich akceptacji;
- Wdrożenie zasad wewnętrznej kontroli faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatnika (przede wszystkim, zapewnienie efektywnego przepływu informacji pomiędzy różnymi działami w organizacji np.: działem sprzedaży albo działem zakupów);
- Weryfikacja systemów księgowych i informatycznych pod kątem możliwości rozliczania VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami (np.: w zakresie faktur zaliczkowych, faktur korygujących);
- weryfikacja istniejących u podatnika procedur obiegu dokumentów (np.: zawartych umów, dowodów wykonania usług);
- Wdrożenie procedur odpowiedzialności poszczególnych osób w organizacji;
- Przeprowadzenie szkoleń dla pracowników.
…co dalej?
Do wprowadzenia obligatoryjnego KSeF pozostało podatnikom trochę ponad 6 miesięcy. Warto wykorzystać ten moment na wprowadzenie nowych procedur oraz zasad rozliczania VAT, które umożliwią prawidłowe rozliczanie podatku VAT.
