Formularze
Podstawowym dokumentem jest formularz zgłoszeniowy VAT-R (dostępny w dwóch językach: Polskim oraz Angielskim). Formularz ten służy również do rejestracji do transakcji wewnątrzwspólnotowych.
Proces rejestracji obejmuje, poza samym zgłoszeniem rejestracyjnym, także zgłoszenie identyfikacyjne na formularzu NIP-2.
Zarówno zgłoszenie rejestracyjne VAT-R jak i aktualizacyjne NIP-2 mogą zostać złożone w formie elektronicznej (wymagany jest wówczas posiadanie podpisu kwalifikowanego), jak i papierowej.
Dokumenty źródłowe
- Aktualny wyciąg z rejestru handlowego z kraju siedziby;
- Kopia umowy zawiązania spółki;
* Z powyższych dokumentów musi jasno wynikać sposób reprezentacji podmiotu. Jakiekolwiek wątpliwości mogą powodować wydłużenie procesu rejestracji.
- Potwierdzenie posiadania statusu podatnika w kraju siedziby;
- Dokument potwierdzający tytuł prawny do nieruchomości / lokalu (umowa najmu) - jeżeli podatnik posiada stałe miejsce prowadzenia działalności (FE);
- Umowa zawarta z przedstawicielem podatkowym - jeśli podmiot nie posiada siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium UE lub na terytorium Królestwa Norwegii lub Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej.
Oświadczenia
- Oświadczenie o rachunkach bankowych lub ich braku;
- Oświadczenie o planowanej działalności - fakultatywny dokument, pozwalający zweryfikować zakres działalności i konieczność rejestracji dla celów VAT w Polsce przez urząd skarbowy i często pozwala uniknąć dodatkowych pytań ze strony urzędu, co ma bezpośredni wpływ na proces rejestracji.
Pełnomocnictwa
Jeżeli podatnik zamierza zlecić innemu podmiotowi wykonywanie czynności związanych z obsługą ich rozliczeń w zakresie podatku VAT, oprócz ww. dokumentów, warto złożyć również odpowiednie pełnomocnictwa umożliwiające działanie w ich imieniu przed urzędami skarbowymi w Polsce, np.:
- UPL-1 – pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji podatkowych;
- PPO- pełnomocnictwo ogólne, które upoważnia do działania we wszystkich sprawach podatkowych oraz w innych sprawach należących do właściwości organów podatkowych.
Ustanowienie pełnomocnika ogólnego może mieć istotne znaczenie w sytuacji, gdyby podatnik chciał, aby urząd skarbowy kierował korespondencję do podmiotu obsługującego go w zakresie VAT.
Obecnie w Polsce nie ma innej możliwości wskazania adresu do doręczeń niż wskazanie adresu pełnomocnika ogólnego w formularzu PPO-1. Wskazanie takiego adresu jest istotne i ułatwia rozliczanie VAT, ponieważ urząd na ten adres kieruje korespondencję w języku polskim. W sytuacji, gdy ta korespondencja będzie wysyłana na zagraniczny adres podatnika, może to utrudnić przepływ informacji i zachowanie terminów wyznaczonych przez organ podatkowych na dokonanie wskazanych w korespondencji czynności. Złożenie takiego pełnomocnictwa niestety nie następuje tak jak w innych przypadkach poprzez złożenie go w organie. Proces ten wymaga założenia konta podatnika na specjalnym portalu prowadzonym przez Krajową Administrację Skarbową tzw. Portalu Podatnika. Dopiero za pośrednictwem tego portalu podatnik może ustanowić pełnomocnika ogólnego.
Wszystkie składane do urzędu skarbowego dokumenty sporządzone w języku polskim składa się w oryginale lub notarialnie uwierzytelnione. Z naszej praktyki wynika również, iż urzędy akceptują sytuację, gdy podczas wizyty w urzędzie otrzymają kopie dokumentów, a oryginały zostaną przedstawione do wglądu.
Dokumenty w języku obcym muszą zostać złożone wraz tłumaczeniem przysięgłym z uwierzytelnionego dokumentu.
Dla podmiotów zagranicznych najczęściej właściwym naczelnikiem urzędu skarbowego będzie Naczelnik II Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście.
Jaki jest koszt rejestracji do VAT w Polsce?
Dokonanie rejestracji w zakresie podatku VAT, w tym VAT-UE jest nieodpłatne. Jeżeli podmiot działa przez pełnomocnika – złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub urzędowo poświadczonego odpisu pełnomocnictwa podlega opłacie w wysokości 17 zł.
Opłatę należy wnieść w kasie Urzędu Gminy / Miasta właściwego ze względu na miejsce siedziby organu podatkowego, do którego składane jest zgłoszenie rejestracyjne VAT-R lub przelewem na konto tego Urzędu, w tytule wpisując „opłata skarbowa za pełnomocnictwo”. Opłatę skarbową może zapłacić również Twój pełnomocnik.
Czy urząd może odmówić rejestracji?
Samo złożenie zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R nie oznacza, że podmiot zostanie automatycznie zarejestrowany do VAT.
Naczelnik urzędu skarbowego, zanim zarejestruje podatnika VAT czynnego lub zwolnionego, weryfikuje dane podane w zgłoszeniu. W tym zakresie może zweryfikować adres siedziby: czy istnieje, czy odpowiada rodzajowi i skali prowadzonej działalności. Urząd może też sprawdzić, czy dany podmiot posiada odpowiednie warunki do prowadzenia wskazanego rodzaju działalności, np. pojazdy do przewożenia towarów czy powierzchnie magazynowe.
Naczelnik urzędu skarbowego nie dokonuje rejestracji, bez konieczności zawiadamiania o tym zainteresowanego, jeśli zajdzie jedna z przesłanek:
- dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym są niezgodne z prawdą;
- podmiot wnioskujący o rejestrację nie istnieje;
- mimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z tym podmiotem albo jego pełnomocnikiem;
- podmiot albo jego pełnomocnik nie stawia się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego;
- z posiadanych informacji wynika, że podatnik może prowadzić działania z zamiarem wyłudzeń skarbowych;
- sąd orzekł wobec tego podmiotu zakaz prowadzenia działalności gospodarczej.
Jak długo trwa zarejestrowanie podatnika do VAT w Polsce?
Jeśli podatnik złoży wszystkie dokumenty i zostaną one prawidłowo podpisane przez uprawnione osoby, z praktyki wynika, że rejestracja przez urząd skarbowy dokonywana jest w przeciągu 5-7 dni roboczych.
Trzeba mieć jednak na uwadze, że cały proces - zebranie wszystkich dokumentów, dokonanie tłumaczeń, złożenie ich przez podatnika, a potem jeszcze rejestracja przez urząd skarbowy - średnio trwa około 30 dni.
Kiedy potrzebny jest przedstawiciel podatkowy?
Zgodnie z Polskimi przepisami, podatnicy zagraniczni nieposiadający siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium UE (z wyłączeniem podmiotów z siedzibą na terenie Wielkiej Brytanii oraz Norwegii) zobowiązani są do ustanowienia w Polsce przedstawiciela podatkowego.
Przedstawiciela podatkowego ustanawia się poprzez zawarcie umowy z podmiotem, który jest uprawniony do świadczenia tego rodzaju usług. Umowę składa się również do urzędu skarbowego.
Przedstawiciel podatkowy jest odpowiedzialny za rozliczanie w imieniu i na rzecz podatnika podatku VAT w Polsce. W zakresie tych rozliczeń, przedstawiciel podatkowy solidarnie odpowiada za zobowiązania podatkowe podatnika. Ryzyko to powoduje, iż podmioty które świadczą usługi przedstawicielstwa najczęściej wymagają dodatkowych zabezpieczeń, np. gwarancji bankowych.
