O czym pracodawca powinien pamiętać na początku roku

Zmiana minimalnego wynagrodzenia

Od stycznia 2023 r. najniższa krajowa wynosi 3490 zł brutto, od 1 lipca 2023 minimalna płaca wzrośnie do kwoty 3600 zł brutto.

Nowowprowadzone minimalne wynagrodzenie  powoduje zmianę:

1. minimalnej podstawy zasiłkowej – podstawa wymiaru zasiłku nie może być niższa niż minimalne wynagrodzenie na dany rok kalendarzowy pomniejszony o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez ubezpieczonego.

W 2023 r. minimalna podstawa wymiaru chorobowego wyniesie:

• od 1 stycznia do 30 czerwca - 3 011,52 zł;
• od 1 lipca do 31 grudnia – 3 106,44zł.

2. wysokości wynagrodzenia przestojowego – za czas przestoju pracownikowi należy się wynagrodzenie w stawce wynikającej z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną. Jeśli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony w momencie omawiania warunków pracy, to wynagrodzenie za przestój wynosi 60% wynagrodzenia. W każdym przypadku wynagrodzenie to nie może być jednak niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę.

3. maksymalnej wysokości odprawy, jaką wypłacamy naszym pracownikom – jeśli rozwiązujemy stosunek pracy z przyczyn nieleżących po stronie pracowników. Wysokość odprawy pieniężnej nie może przekraczać kwoty 15-krotnego minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów, obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy.

4. ograniczenie wysokości odpraw w okresie epidemii - art. 15g tarczy antykryzysowej stanowi, że jeśli w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 u pracodawcy nastąpił spadek obrotów gospodarczych lub istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń, wysokość odprawy, odszkodowania lub innego świadczenia pieniężnego wypłacanego przez tego pracodawcę pracownikowi w związku z rozwiązaniem umowy o pracę, jeżeli przepisy przewidują obowiązek wypłacenia świadczenia, nie może przekroczyć 10-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę.

5. wysokości dodatku w porze nocnej – pracownikowi wykonującemu pracę w porze nocnej przysługuje dodatek do wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w porze nocnej w wysokości 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów.

Zmiana wskaźnika waloryzacji

Wskaźnik zmienia się kwartalnie w przypadku pracowników przechodzących na świadczenie rehabilitacyjne. Wysokość wskaźnika waloryzacji podstawy wymiaru zasiłku chorobowego ogłaszana jest przez Prezesa ZUS w Monitorze Polskim, w terminie do ostatniego dnia każdego kwartału na kwartał następny.

Waloryzacja podstawy wymiaru zasiłku chorobowego przeprowadzana jest po upływie 6-miesięcznego okresu zasiłkowego, wliczając w to również okres pobierania wynagrodzenia za czas choroby, jeżeli kontynuowana jest wypłata zasiłku. Waloryzacja polega na podwyższeniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego o procent wzrostu przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednich kwartałach.

Zmiana współczynnika urlopowego

Wartość współczynnika w roku 2023 wynosi 20,83 dla pracowników którym wypłacamy ekwiwalent urlopowy. U pracowników niepełnoetatowych współczynnik jest proporcjonalnie pomniejszany.

Nowe pule urlopowe na dany rok

Na początku nowego roku pracodawca powinien podsumować urlop wykorzystany
w poprzednim roku następnie dodać nowe limity na nowy rok. Pracownik z dniem 1 stycznia danego roku nabywa prawo do nowego limitu urlopowego w wymiarze 20 lub 26 dni rocznie. Pracownicy w pierwszym roku pracy mają limit 1/12 urlopu przysługującego po przepracowaniu roku. I tą 1/12 otrzymują wraz z upływem każdego 1 miesiąca zatrudnienia

Zgodnie z art. 168 k.p. urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym w myśl art. 163 k.p. (czyli w terminie ustalonym w planie urlopów bądź po porozumieniu z pracownikiem) należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Plany urlopowe: Kodeks pracy wskazuje na obowiązek tworzenia planów urlopowych u pracodawców u których działa zakładowa organizacja związkowa i za jej zgodą z tworzenia takiego planu nie zrezygnowano. Zatem większość Pracodawców nie jest obowiązana do tworzenia  sformalizowanego dokumentu zwanego „planem urlopów” z mocy samego prawa pracy. Art 163 Kodeksu pracy przewiduje, że w przypadkach w których nie ma obowiązku tworzenia „planu urlopów”  pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem.

Urlop na żądanie

Pracodawca jest zobowiązany udzielić każdemu pracownikowi 4 dni urlopu we wskazanym przez pracownika terminie (art. 167² k.p.). Taki urlop przysługuje pracownikowi w każdym roku pracy
w tym samym wymiarze 4 dni. Urlop na żądanie, który nie został przez pracownika wykorzystany w danym roku kalendarzowym, staje się normalnym urlopem zaległym. Dni tego urlopu tracą swój szczególny charakter urlopu na żądanie z końcem roku kalendarzowego. Pracownik
w każdym kolejnym roku kalendarzowym nabywa prawo do 4 dni urlopu na żądanie.

Zebranie oświadczeń o korzystaniu z dni wolnych na opiekę nad dzieckiem

Zgodnie z art. 188 KP § 1. pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy w wymiarze 16 godzin albo 2 dni, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

Oświadczenie o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień rodzicielskich pracownik może złożyć w dowolnym momencie. Zwykle taki dokument przekazuje się pracodawcy na początku zatrudnienia lub zaraz po urodzeniu się dziecka.

Uznanie podmiotu za płatnika zasiłków ZUS

Kwestia uznanie podmiotu za płatnika zasiłków ZUS wiąże się z wieloma konsekwencjami natury formalnej. Decydujący w tej kwestii jest stan zatrudnienia na 30 listopada poprzedniego roku.

Jeśli na 30 listopada do ubezpieczenia chorobowego będzie zgłoszonych:

Zmiana liczby osób zgłaszanych do ubezpieczenia chorobowego, która następuje po 30 listopada danego roku (lub po pierwszym miesiącu, w którym płatnik składek dokonał pierwszego zgłoszenia osób do ubezpieczenia chorobowego), nie ma wpływu na przyznane wcześniej uprawnienie do ustalania prawa do wypłaty zasiłków.

Rozpoczęcie nowego okresu rozliczeniowego

Na początku roku należy zweryfikować wymiar czasu pracy dla nowego roku, ustalić grafik czasu pracy. Należy także zweryfikować w jaki sposób zostały uregulowane w regulaminie pracy okresy rozliczeniowe.

Grafiki czasu pracy nie są potrzebne m.in. przy "sztywnym" rozkładzie czasu pracy, w którym dni i godziny robocze są z góry wiadome i zasadniczo niezmienne. Taki rozkład zazwyczaj występuje w tzw. podstawowym systemie czasu pracy, który polega na pracy przez 5 dni w tygodniu, przy zachowaniu 8-godzinnej normy dobowej i sobocie (najczęściej) wolnej z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.

Grafiki - nawet w systemie podstawowym - mogą okazać się konieczne przy wprowadzeniu pracy na zmiany. Również zatrudnianie pracownika niepełnoetatowego w nierównomiernym rozkładzie czasu pracy wymaga sporządzenia dla niego grafiku. Podstawą planowania czasu pracy takiego pracownika jest prawidłowo ustalony wymiar czasu pracy (odpowiednio do wielkości etatu, w jakim jest on zatrudniony), obowiązujący w danym okresie rozliczeniowym.

Dzień wolny za święto przypadające w sobotę

Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin. Zgodnie z tym przepisem, za każde święto wolne od pracy, które przypada w sobotę, pracodawca udziela pracownikom dnia wolnego od pracy w innym, wskazanym przez siebie terminie. W roku 2023 świętem, które wypada w sobotę jest
11 listopada, czyli Narodowe Święto Niepodległości.

PIT – 2

Pracownik powinien złożyć dokument po podjęciu pracy ale może go złożyć później w dowolnym momencie roku. Raz złożony PIT-2 zachowuje ważność w kolejnych latach podatkowych – aż do jego odwołania lub wycofania przez pracownika.

Od początku 2023 roku poszerzyła się grupa podatników, którzy mogą składać PIT-2. Teraz formularz PIT-2 składać mogą zarówno zatrudnieni na etacie, jak i zleceniobiorcy, wykonawcy dzieł, osoby odbywające praktykę absolwencką lub staż uczniowski, menadżerowie na kontraktach. Więcej o PIT-2 przeczytają Państwo w artykule na naszej stronie.

Korekta odpisu na ZFŚS

Z obowiązku tworzenia ZFŚS zwolnieni są pracodawcy zatrudniający poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Natomiast do tworzenia ZFŚS zobowiązani są pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników i mniej niż 50 pracowników, u których działają związki zawodowe, jeżeli zakładowa organizacja związkowa złoży wniosek w tej sprawie.

Rezygnacja z tworzenia ZFŚS i wypłaty świadczenia urlopowego

Pracodawca, który chce zrezygnować z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz wypłaty świadczenia urlopowego, zobowiązany jest do wprowadzenia odpowiednich zapisów rezygnacyjnych w dokumentach swojego zakładu pracy:

• w układzie zbiorowym pracy – pod warunkiem, że układ ten obowiązuje w danym przedsiębiorstwie;
• w regulaminie wynagradzania – pod warunkiem, że na 1 stycznia danego roku stan zatrudnienia w zakładzie nieobjętym układem zbiorowym pracy wynosi mniej niż 50 pełnych etatów, jednak co najmniej 50 pracowników liczonych osobowo.

W sytuacji gdy w zakładzie pracy nie ma układu zbiorowego ani obowiązku wprowadzenia regulaminu wynagrodzenia, informację o rezygnacji z ZFŚS oraz wypłacania świadczenia urlopowego należy przekazać pracownikom w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy nie później niż do 31 stycznia. Istotne jest także to, że zatrudnieni powinni zostać powiadomieni o tym fakcie każdego roku kalendarzowego.

Weryfikacja stanu zatrudnienia do PFRON

Zgodnie z art. 21 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych składki na PFRON są zobowiązani opłacać pracodawcy, którzy w danym roku zatrudnili co najmniej 25 osób w przeliczeniu na etaty. Od 25 etatów powstaje obowiązek zatrudniania odpowiedniej liczby osób z niepełnosprawnością wedle ustalonego wskaźnika,
a jeśli pracodawca nie osiąga wskaźnika to mamy obowiązek odprowadzania składek na rzecz PFRON. Wskaźnik wynosi 6% w niektórych sytuacjach 2%.