Zmiany te oznaczają stopniową „elektronizację” postępowania rejestrowego przed polskimi sądami w zakresie składania do sądów sprawozdań finansowych, sprawozdań z badania, sprawozdań z działalności oraz uchwał Zwyczajnego Zgromadzenia Wspólników.
Elektroniczne sprawozdania finansowe
W okresie przejściowym, tj. od 15 marca 2018 r. do 30 września 2018 r., procedura przygotowywania sprawozdań finansowych i innych dokumentów będzie się jeszcze różniła od procedury docelowej. Tradycyjne papierowe sprawozdania finansowe będą skanowane i składane do sądu za pośrednictwem systemu informatycznego.
Od 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe będą musiały być sporządzane w formie elektronicznej, po czym składane za pośrednictwem systemu informatycznego. Zmieni się struktura logiczna i format sprawozdań, jednak w tym zakresie wciąż czekamy na udostępnienie odpowiednich wzorów. Podpisy pod takimi dokumentami będą wymagały użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP wszystkich osób zobligowanych do ich podpisania. Tym samym po 1 października 2018 r., każdy z członków zarządu będzie musiał mieć podpis kwalifikowany, bądź profil zaufany ePUAP.
Składanie sprawozdań finansowych za pośrednictwem portalu internetowego
Sprawozdania finansowe wraz z towarzyszącymi im dokumentami już od 15 marca 2018 r. będą musiały być składane do sądów rejestrowych za pośrednictwem portalu internetowego, tworzonego przez Ministerstwo Sprawiedliwości.
Zgłoszenie za pośrednictwem portalu w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością będzie musiało być dokonane przez osobę fizyczną będącą członkiem organu upoważnionego do reprezentacji spółki, posiadającą kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP. Ponadto zapisy ustawy wymagają, od osoby składającej dokumenty za pośrednictwem portalu informatycznego, posiadanie polskiego numeru PESEL wpisanego do Krajowego Rejestru Sądowego.
Obecnie ustawa nie przewiduje możliwości składania sprawozdań finansowych i innych dokumentów przez pełnomocnika. Praktyka stosowania nowych przepisów jeszcze przed nami, zasadne może jednak okazać się uzyskiwanie numeru PESEL dla przynajmniej jednego z członków zarządu spółki wpisanej do Krajowego Rejestru Sądowego.
Tak utworzone i złożone dokumenty będą jawne i udostępniane do wglądu za pośrednictwem portalu internetowego – Repozytorium Dokumentów Finansowych. Kolejną zmianą jest fakt, iż od 1 października 2018 r. nie będzie konieczności odrębnego składnia dokumentów do Urzędu Skarbowego – system informatyczny automatycznie prześle dokumentacje właściwym organom.
